PMO H/F

Description du poste

Dans le cadre d'une régie longue durée pour un acteur des assurances, nous sommes à la recherche d'un PMO H/F

Vos missions:

Contribuer à la préparation des Comités IT récurrents

• Coordonner et soutenir plusieurs programmes et projets IT dans divers domaines

• Réunion d'alignement projet – toutes les 3 semaines :

  • Préparation et priorisation de l'ordre du jour : assembler l'ordre du jour et identifier les points nécessitant un traitement prioritaire pour la réunion Inter-Tribes

  • Collecte et consolidation du contenu : recueillir et compiler les contenus pertinents auprès des différentes parties prenantes

  • Revue et challenge du contenu : évaluer et challenger les contenus fournis pour garantir qualité, pertinence et alignement avec les objectifs

  • Gestion des comptes rendus : documenter et tenir à jour les procès-verbaux pour assurer le suivi et la traçabilité des décisions et actions

  • Collaborer avec les équipes techniques pour comprendre et documenter les problématiques IT complexes

• IT Management Board (ITMB) – toutes les 3 semaines :

  • Préparation de l'ordre du jour : organiser et structurer l'ordre du jour de l'ITMB

  • Gestion des comptes rendus : documenter les décisions clés, discussions et résultats

  • Suivi des plans d'action : surveiller et assurer le suivi des actions décidées en réunion

• Rédiger des rapports trimestriels pour le Conseil d'Administration (CoA) : synthétiser l'avancement du programme ITMP ainsi que les sujets liés à l'architecture, la résilience et le workplace, au format Word

Assurer la coordination Communication et Gouvernance avec le Groupe (H4)

• Assurer la mise à jour mensuelle de H4 sur l'avancement de la Transformation IT (préparation agenda & deck)

• Reporting et coordination trimestrielle ITCO avec H4 :

  • Préparer les rapports ITCO trimestriels, incluant le support PowerPoint et les KPIs mis à jour

  • Assurer les mises à jour dans l'outil Wave, en s'appuyant sur les quatre slides de synthèse incluant les KPIs régulièrement actualisés (ex. : GWP, CPI/SPI, indicateurs de risques)

  • Rendre compte des données budgétaires liées à chaque projet/programme

Suivi de l'avancement sur l'adoption Workplace, l'adoption Cloud et les Risques

• Suivre et reporter l'avancement des initiatives d'adoption Workplace – Trimestriel

• Suivre l'avancement des projets d'adoption Cloud – Trimestriel

• Identifier, évaluer et assurer le suivi des risques projets associés pour garantir leur mitigation et leur alignement avec les objectifs (R24 et R32) – Trimestriel

GWP : Avancement global de l'ITMP par Région et Statut

• Surveiller et reporter l'avancement global du programme ITMP par région et par statut (ex. : PR, CC, etc.) – Mensuel

• Suivre le GWP (Gross Written Premium) en termes de nombre de polices et de leur valorisation – Mensuel

PMO Gouvernance

• Produire les présentations pour les Comités de Pilotage IT

• Produire les présentations pour le Comité de résilience digitale & des risques

• Agir en tant que PMO central au sein de l'équipe gouvernance pour tous les sujets Risques IT (suivi des audits, plans d'action fit-gap, productions de présentations ad-hoc selon les priorités, gestion des SPO-DMS IT & Gouvernance IT…)

• Gérer le processus de demande de nouveaux outils (processus lié à l'acquisition ou au renouvellement d'applications métier)

Sujets Ad-Hoc

• Préparer les supports pour les réunions de gouvernance ou ateliers, en s'appuyant sur les présentations existantes ou en mobilisant les contributeurs Trade. Exemples : préparation d'ateliers, soutien aux comités d'entreprise, réunions hors site, town halls, visites H4/H9, etc.

Compétences requises

• Expérience confirmée en tant que PMO, avec une forte préférence pour les profils ayant participé à de grands projets de transformation

• Expert dans la création de présentations de haute qualité pour le top management (niveau direction)

• Connaissance de la conformité réglementaire en IT (ex. : DORA)

• Capacité d'apprentissage rapide et d'adaptation efficace à de nouveaux sujets

• Capacité prouvée à gérer plusieurs tâches simultanément dans le respect des délais définis

• Excellentes compétences en communication, capable d'interagir efficacement avec des parties prenantes à différents niveaux managériaux

• Compétences en priorisation, gestion de la complexité, et bonne compréhension des organisations et processus IT

• Très analytique, rigoureux et bien organisé, avec une approche méthodique de la résolution de problèmes

• Compétent pour produire des synthèses de haut niveau sur les résultats de la Transformation IT tout en fournissant des analyses détaillées si nécessaire

• Capable d'expliquer les causes profondes des problèmes à la direction de manière claire et concise

• Proactif et orienté solutions, n'attend pas les instructions pour agir

• Anglais courant

KPIs de la fonction

• Qualité et exactitude des rapports et présentations projets

• Livraison dans les délais des rapports récurrents, jalons et documentations

• Aucun rapport en retard

• Satisfaction des parties prenantes quant à la communication et la coordination projet